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智能檔案管理系統采用先進的RFID自動識別技術和計算機軟件技術，以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用手持掃描設備等RFID讀寫設備，與后臺數據庫管理系統相配合，可以實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。其主要功能模塊如下：

該方案中主要硬件設備由天線、閱讀器、手持機和標簽以及應用服務器及客戶端。

2.1.標簽信息項的設定

檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。

庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區間及數量。 

2.2.固定閱讀器

在檔案室出入口安裝閱讀器，設備的正常工作需外接電源適配器，并有局域網或無線局域網覆蓋，以進行數據傳輸。將RFID標簽閱讀器RJ45口與電腦網口相連接，從而可將RFID標簽閱讀器讀取的數據通過網絡或無線網絡的方式傳回服務器。

2.3.手持式閱讀器

通過手持PDA進行檔案的盤點、查詢等通能。將掃描到的檔案相關信息以及相應的儲位信息收集后，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。